Relatório - Análise de séries documentais do Arquivo Central

Em 24 de março de 2017, os alunos da disciplina de DTD fizeram a atividade de análise das séries documentais do Arquivo Central da Universidade de Brasília em uma diferente perspectiva. Cada grupo foi divido em 4 partes: observador, investigador, jornalista e relator. Cada parte, com sua função específica, deveria dar inputs ao relator para elaboração de um texto que respondesse as seguintes perguntas feitas pelo Professor.

Quais as espécies documentais existentes no Arquivo Central?

Diversas são as espécies em um Arquivo de Instituição de Ensino Superior. Na Universidade de Brasília foram identificados algumas delas: ata de reunião, contrato, parecer, ofício, certificado, formulário, edital, regulamento, memorando, portaria, regimento, processo de transferência. Esse é um rol exemplificativo do universo de espécies que existem no Arquivo.

Quais as correspondentes funções de tais espécies?

1. Ata de reunião - Registrar as informações deliberadas em uma reunião;

2. Contrato de compra - Formalizar um ato de compra ou de locação;

3. Parecer técnico - Emitir a opinião técnica sobre determinado assunto;

4. Ofício de solicitação - Solicitar algo ou informar algo;

5. Certificado de conclusão de curso - Certificar a conclusão de um curso;

6. Regimento interno - Organizar as relações administrativas internas da Universidade;

7. Memorando de consultoria arquivística - Solicitar a realização de consultoria arquivística nos setores;

8. Processo de transferência - Gerir a transferência de alunos.

9. Processo de reconhecimento e revalidação de diploma - Legitimar as ações de reconhecimento e revalidação de diploma.

Quais os tipos documentais existentes no Arquivo Central?

Considerando o conceito de que tipo documental é referente a espécie em conjunto com a função, destaca-se que ata de reunião, contrato de compra de material, contrato de locação de imóvel, parecer técnico, ofício de solicitação, certificado de conclusão de curso, regimento interno e memorando de consultoria arquivística são tipos existentes no Arquivo Central.

Esses tipos documentais são simplificações do nome completo, isso ocorre para evitar redundância na nomenclatura como por exemplo: a espécie memorando de consultoria arquivística tem como função  solicitar a realização de consultoria arquivística nos setores. O tipo seria memorando de consultoria arquivística para a solicitação de realização de consultoria arquivística nos setores. Desse modo, a nomenclatura da tipologia foi simplificada para memorando de consultoria arquivística.

Relacione as séries documentais do Arquivo Central com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com as três idades documentais.

Sugira um plano de classificação para os documentos do Arquivo Central.

Um plano de classificação sugerido pelo grupo foi o modelo de classificação do Conselho Nacional de Arquivos para a área-meio, combinado com o plano de classificação das Instituições Federais de Ensino Superior para a área-fim. Porém esses modelos devem ser atualizados e modificados para atender a realidade documental da Universidade de Brasília, sendo necessária a formação de uma Comissão com profissionais das diferentes áreas produtoras de documentos para atingir esse objetivo.

Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no Arquivo Central?

O Arquivo Central da UnB já possui uma certa maturidade quando a questão é gestão de documentos, porém ainda faltam algumas ações a serem tomadas com o fito de solucionar problemas descritos por servidores. A carência de normas e procedimentos técnicos formais para diversas atividades arquivísticas como transferência e eliminação, causa impacto no trabalho do gestor do arquivo, portanto é necessária uma padronização desses procedimentos. Uma solução a esse imbróglio seria a criação de manuais de procedimentos técnicos em conjunto com profissionais da arquivologia e o posterior treinamento dos servidores para o alinhamento às atividades.